Създаване на нов документ, видове документи

Създаване на нов документ става от бутон "Нов документ" намиращ се в секция "Документи". Визуализира се формата за създаване на нов документ.

Видове документи, формати, номерация

Чрез сайта www.InvoicePro.bg могат да бъдат издавани следните видове документи:

  • Фактура
  • Проформа фактура
  • Дебитно изестие
  • Кредитно известие
  • Протокол
  • Стокова разписка
  • Оферта
  • Протокол по ЗДДС
  • Протокол по ЗДДС ВОП

Поддържат се два формата: Стандартен(BG) и Международен(EN). Някои от документите (стокова разписка, протокол по ЗДДС, протокол по ЗДДС ВОП) не се поддържат в международен формат, тъй като са специфични за българското законодателство. Могат да бъдат издавани Invoice, Credit Note и Debit Note, но само след създаване и на база на съответните документи (Фактура, Кредитно известие, Дебитно известие) в 'Стандартен(BG)' формат.

В десния горен ъгъл на формата се намират полетата за избор на вид докумет и избор на формат. Избира се вида на новия документ (фактура, проформа .. ). В зависимост от избрания вид, се променят и възможностите за избор на формат. След избора на вида документ, автоматично се попълва полето за номер на документа. Номерата се взимат от съответния диапазон на номерация, в зависимост от потребителя, който създава документа. Диапазоните се настройват в секция "Настройки -> Номерация" от собственика/регистратора на фирмата. Повече подробности за тези настройки може да видите тук.

 

Избор на партньор (клиент)

В левия горен ъгъл на формата се намира секцията за избор на партньор (клиент). В www.InvoicePro.bg всички партньори се записват в номенклатурата с партньори. Въвеждането на нов може да стане и директно от документа, натискайки бутон "Нов партньор". След попълване и запис на данните във формата за нов партньор, те автоматично влизат и в документа. Ако се издава документ на вече съществуващ в номенклатурата партньор, избора му може да стане по два начина:

  1. В полето за търсене (горе в ляво във формата на документа) се изписва част от името или ЕИК. Системата предлага падащ списък с резултатите от търсенето, след което от него се избира търсения партньор.
  2. Натиска се бутона за търсене в списък, намиращ се в дясно на полето. В попъп прозорец се появява номенкалтурата на партньорите и изборът се прави от списъка, като е възможно да се ползват филтрите над списъка. 

При успешен избор данните за избрания партньор се визуализират в документа. В зависимост от избрания формат на документа (стандартен, международен) се взимат данните съответно на български или английски език. Ако в този момент забележите, че не е попълнена цялата необходима информация или част от полетата са грешни, не е необходимо да напускате страницата с формата за документ. Редакция на парньора може да се извърши и директно от документа, натискайки бутона с икона на моливче.

 

Дати и валути

В средната горна част под полето за номер на документа се намират полетата за дата на издаване и дата на данъчното събитие. По подразбиране се предлага текущата дата, но тя може да бъде сменена.

Когато се избере международен формат на документа, се показват полетата за избор на валута и курс за съответната валута. Системата автоматично предлага курс по фиксинг на БНБ за текущата дата (реалната дата на съставяне на документа, а не тази която е посочена в дата на издаване). Курсът може да се редактира по всяко време, като автоматично се преизчислява стойността на документа и цените на стоките в него. Самата стойност на курса се пази в базата и в последствие се използва при редакция на документа.

 

Добавяне, редакция, изтриване на редове в документ

В един докоумент може да има един или повече реда, като за всеки ред се позволява въвеждане на индивидуална отстъпка в % от цената на стоката и индивидуална ДДС ставка. Това позволява в един документ да присъстват стоки с различна ставка ДДС, като съответно се изчисляват и съотвените основи. Отстъпка за целия документ може да се даде, като се добави ред с цена - стойността на отстъпката със знак '-' и количество 1.

Бутон "Добави стока от каталог" дава възможност за избор на стока от номенклатурата на стоките. При натискането му се отваря попъп прозорец със списък на стоките. Кликвайки върху ред от списъка, избраната стока се добавя като ред в документа, а цената й се преизчислява в зависимост от избраната валута. Възможна е редакция на данните за дадена стока, кликвайки върху името й.

Бутон "Добави ред" добавя празен ред в документа, в който свободно може да се въведе стока или услуга, която не присъства в номенклатурата на стоките. Ако желаете въведената стока да се запише в номенклатурата, е необходимо да се кликне върху бутончето с икона на моливче, появяваща се в десния край на полето за име на стока в съответния ред на документа. При натискането му реда ще бъде добавен в номенклатурата на стоките с името, цената, ДДС ставката и валутата, които са въведени в момента. Този метод е удобен както за постепенно създаване на номенклатура на стоките и услугите, така и за бърза редакция на номенкалтурата.

Бутон "Групиране на редовете" обединява редове от документа, в които има еднакви стоки с еднакви цени, като сумира техните количества.

В началото на всеки ред има икона за преместване (стрелки в четири посоки). Щраквайки върху нея и влачейки съответния ред, може да се смени поредността на редовете в документа.

Изтриване на ред става с бутон "Х", намиращ се в края на всеки ред.

Когато се оформя документ, за който не се начислява ДДС, се поставя отметката "За този документ не се начислява ДДС". Грешна практика е на стоките да се избира ДДС ставка 0%.

Важно е да се отбележи, че при създаване на документ, в него се пази информация при какви текущи настройки е създаден - дали цените в него са с ДДС или без ДДС, дали фирмата е регистрирана по ДДС или не. При последваща редакция тези настройки ще важат за документа независимо от текущите в момента на редакция. По тази причина когато се редактира документ под редовете в дясно на бутоните за добавяне и групиране на редове се изписва надпис, указващ дали цените на стоките в този документ са с начислена ДДС ставка.

 

Начини на плащане, основание за неначисляване на ДДС

Предлагат се шест начини на плащане: в брой, банков път, с карта, с прихващане, комбинирано плащане и наложен платеж. При посочване на плащане по банков път е необходимо предварително да бъдат дефинирани банковите сметки на издателя на документа. Няма ограничение за броя на сметките, които може да ползва дадена фирма. Дефинирането им се извършва от меню "Моите фирми" -> "Добавяне на сметка".

В случаите, в които за даден документ не се начислява ДДС, се налага въвеждането на основанието за неначисляване, съгласно разпоредбите на закона. То може да се напише като свободен текст в полето "Основание на сделка по ЗДДС" и/или да се избере от падащ списък, намиращ се под полето. След избор от списъка е необходимо да се кликне върху бутона "+", намиращ се вдясно на списъка. В един документ може да има повече от едно основания за неначисляване на ДДС.

 

Други реквизити на документа

Други полета в документа са:
Получател - по подразбиране се предлага МОЛ на партньора, въведен в номенкалтурата на партньорите. Предоставя се и възможност за бърз избор между всички лица, въвеждани в това поле от досега издадените документи за този партньор.

Съставил - името на потребителя, издаващ документа. Това име се въвежда при регистрация в сайта и може да се коригира от секцията "Моят профил".

Място на сделката - по подразбиране се предлага населеното място от данните за доставчика ('Моите фирми'). Може да бъде избрано и от списъка с всички населени места, които са използвани до момента в предишни документи за избрания партньор.

Условия на сделката - поле за свободен текст. Визуализира се и при печат на документа.

Забележка - поле за свободен текст. Не се визуализира при печат на документа.

Към фактура - съдържа номер(а) на факура(и), която е релативна към текущия документ. Полето позволява писане на свободен текст или избор от списък с фактурите, издадени до момента към избрания партньор.

Към протокол - съдържа номер(а) на протокола(и), който е релативен към текущия документ. Полето позволява писане на свободен текст или избор от списък с протоколите, издадени до момента към избрания партньор.

Когато се съставя оферта, се визуализират и две специфични за този вид документ полета:

Уводен текст на офертата - поле за свободен текст и обикновено съдържа обръщение, кратка информация за причините, поради които се предлага тази оферта и т.н. Предлага се опростен текстов редактор, чрез който може да се оформи текста.

Заключителен текст на  офертата - поле за свободен текст и обикновено съдържа условията на офертата, валидност и т.н.

При оформяне чрез текстовия редактор е нежелателно в полетата да се копира форматиран текст от външни програми, като например  Microsoft Word. Копираният текст съдържа невидими за потребителя html тагове за форматиране, които могат да доведат до грешки при генерирането на файл в PDF формат за този документ. Правилният начин е да се премине през междинно копиране на форматирания текст от MS Word в обикновен текстов редактор, като Notepad и едва тогава да се постави в полетата, след което да се форматира отново със средствата на текстовия редактор.

 

Запис на документ

При запис на документ се извършва проверка за валидността на данните и само ако те са валидни  се записва. Невалидните или непопълнени полета се маркират с червено. Не се позволява запис на документ, в който няма нито една стока или общата сума е с отрицателна стойност. Не се позволява и запис на документ, в който не е въведен партньор.

Съществува опция документ да се запише като чернова и по-късно да се редактира или допълни. Това става с бутон "Запис като чернова". В този случай е достатъчно да бъде избран партньор и да бъде въведена датата на документа. Докато даден документ е чернова, той се счита за незавършен и не може да бъде разпечатван или изпращан по електронна поща. Не участва също и в справки.

Когато при редакция на даден документ се смени вида му (например от проформа фактура във фактура), на практика се създава нов документ. Този нов документ има същите реквизити, но получава нов номер. Посочената опреция не променя и не изтрива документа, от който е създаден. Така в нашия пример след запис ще има два документа - проформа фактура и фактура.

Бутон "Запис и преглед" дава възможност веднага след запис да се прегледа генерирания PDF файл и да се разпечатва или изпраща по e-mail.

 

Създаване на Invoice, Credit Note, Debit Note

Съгласно българското законодателство Invoice, Credit Note и Debit Note се издават на база вече съдадени Фактура, Дебитно или Кредитно известие. Тези документи нямат собствена номерация и приемат номера на съответстващият им документ. Създаването им става чрез бутон "Създаване на Invoice (Debit Note/Credit Note)". След натискането му се влиза във форма за редакция на документ, в която обаче всички данни са заменени с аналогичните на английски език (при въведени такива). Ако в документа стоките са добавени чрез бутона "Избор на стока от номенкалтурата" и за съответните стоки в номенклатурата са попълнени английските им имена, то те се визуализират в Invoice. Когато имената не са попълнени на английски език, се визуализират имената на български. Те подлежат на редакция и има възможност за запис в номенклатурата на стоките директно от документа. Забранена е редакцията на количества, цени, отстъпки и ДДС ставка, тъй като това би променило стойността на документа и би нарушило съответствието му със съответния документ на български език.

Дава се възможност за избор на валута и определяне на курса на валутата, при което стойността на документа се преизчислява за избраната валута. Всички имена на лица и населени места автоматично се транслират на латиница и може да се коригират. Ако в документа има основание за неначисляване на ДДС, то се въвежда отново на английски, използвайки познатите методи за избор от списък и добавяне.